Vijf manieren om sneller op leads te reageren

Je weet nu wat het je kost als je te laat terugbelt. Ruim zeventig aanvragen per maand, 45 procent van de snel opgepakte leads wordt een afspraak, en alles wat je te laat oppakt telt niet mee.

De vraag is dus niet of je dit moet fixen. De vraag is hoe.

Vijf routes. We lopen ze langs met de prijskaartjes erbij, die van onszelf incluis. Onderaan staat een tabel.

1. Iemand aannemen voor de telefoon

Het meest voor de hand liggend. Iemand op kantoor die opneemt, uitvraagt en afspraken inplant.

Dat werkt. Een mens die je vak kent hoort aan het verhaal of er iets niet klopt en zet meteen iets in de agenda. Daar gaat geen software overheen, de onze ook niet.

De rekensom: een parttime binnendienstmedewerker kost ruwweg 2.000 tot 2.500 euro bruto per maand. Met werkgeverslasten erbij zit je op 30.000 tot 38.000 euro per jaar. Fulltime is bijna het dubbele.

Twee dingen om te weten. Ten eerste werkt die persoon van negen tot vijf, terwijl meer dan de helft van de aanvragen in de renovatiesector daarbuiten binnenkomt. Mensen vragen hun badkamer aan als ze 's avonds op de bank zitten. Ten tweede is ze er niet altijd. Twee weken Spanje, een griepje, een middag naar de tandarts. Precies op die dagen is je reactietijd weer wat hij was.

Rendeert het? Ja, als je volume hoog genoeg is. Onder de vijftig leads per maand zit zo iemand een groot deel van de dag te wachten tot de telefoon gaat. Boven de honderdvijftig is het bijna altijd verstandig.

2. Een callcenter inschakelen

Snel geregeld, niemand extra op de loonlijst. Je betaalt per lead of een vast bedrag per maand. Reken op 500 tot 1.500 euro per maand, of 2 tot 5 euro per behandelde lead.

Ze nemen op binnen een paar keer overgaan. Dat deel klopt.

Het gaat mis in de tweede helft van het gesprek. De klant vraagt of haar vloer eruit moet voor vloerverwarming. Of hoe lang ze zonder douche zit. Of wat het ongeveer gaat kosten. Het callcenter leest zijn script en zegt dat een collega daarop terugkomt.

Zij hangt op met het gevoel dat ze een receptioniste aan de lijn had en geen bouwer. Heeft ze op een vergelijkingssite ook nog drie andere bedrijven aangevraagd, dan is dat genoeg reden om verder te kijken.

Snelheid gekocht, deskundigheid ingeleverd.

3. Een automatische bevestigingsmail

Kost niets. Iedereen heeft hem. "Bedankt voor je aanvraag, wij nemen binnen 24 uur contact op."

Reactietijd: twee seconden. Waarde: bijna nul.

Hij bevestigt dat het formulier het deed. Verder vraagt hij niets, kwalificeert hij niets en plant hij niets in. Ondertussen zit diezelfde klant in dezelfde minuut bij de concurrent aan de telefoon.

Plus: het is mail. Aanvragen via vergelijkingssites landen vaak op een adres dat mensen maar half in de gaten houden, en jouw bevestiging komt daar tussen twee nieuwsbrieven te staan. De open rate van dit soort mails is laag en de reply rate ligt daar nog ver onder.

Laat hem staan, maar reken er niets van.

4. Een chatbot op je website

Vijftig tot 200 euro per maand. Vangt bezoekers op die nog op je site zijn.

En daar zit het probleem. Een chatbot werkt alleen zolang iemand op je site staat. Bij renovatiebedrijven komt het meeste binnen via een formulier of via een vergelijkingssite, en zodra dat formulier verstuurd is, is die persoon weg. Tab dicht, avond verder.

De bot kan niet achter haar aan. Dat is het hele punt.

Heb je veel eigen websiteverkeer en lezen mensen lang op je site rond, dan is een chatbot nuttig. Koop je je leads in, dan is het het verkeerde kanaal op het verkeerde moment.

5. Automatische opvolging via WhatsApp

Er komt een aanvraag binnen, en binnen twee minuten gaat er een appje uit. Geen mail, geen bot op je site. Gewoon een bericht in het kanaal waar die klant toch al de hele dag in zit.

Daarom WhatsApp: appjes worden binnen minuten geopend, mails binnen uren of nooit. En een appje beantwoorden voelt nergens naar. Ze kan tussendoor reageren, terwijl de koffie doorloopt.

Het bericht stelt de vragen die jij anders zou stellen. Wat voor werk, welke ruimte, hoe groot ongeveer, wanneer het klaar moet zijn, wat ze aan budget in gedachten heeft. Loopt het gesprek, dan komt er een afspraakvoorstel uit dat in jouw agenda past.

's Avonds zie je in je overzicht: elf aanvragen binnengekomen, zeven gekwalificeerd, drie afspraken ingepland, één die je zelf even moet bellen omdat het te specifiek werd.

Kosten: vanaf 199 euro per maand bij Leadapp.

Wat het niet doet, zodat je het weet: prijzen afgeven en offertes maken. Het adviesgesprek voer jij. Leadapp zorgt alleen dat je aan tafel zit bij de mensen die er klaar voor zijn.

De vijf naast elkaar

Wat je hieruit moet halen

Goedkoop is hier de verkeerde meetlat. Het gaat erom welke route je de leads oplevert die je nu kwijtraakt.

Boven de honderdvijftig leads per maand: neem iemand aan, en zet automatische opvolging ernaast voor je avonden en weekenden. Zit je tussen de vijftig en de honderdvijftig, dan verdient die automatische route zich al terug bij één extra opdracht per maand.